Strategic Workforce Planning (SWP) ook wel Strategische Personeelsplanning genoemd, is cruciaal voor organisaties om tijdig te anticiperen op toekomstige interne en externe ontwikkelingen in de komende 3 tot 5 jaar. SWP voorkomt dat ontwikkelingen je overkomen, omdat je hier proactief naar handelt. De primaire focus van SWP is op de HR component binnen de organisatie en zorgt voor beter inzicht in de toekomstige behoefte aan medewerkers zowel kwantitatief als kwalitatief. Op basis van de gewenste richting van het personeelsbestand en gewenste kwaliteit van medewerkers wordt bepaald welke interventies de organisatie kan doen om de workforce op het gewenste niveau te brengen.

Een effectieve SWP vereist dat HR data op de juiste manier wordt gebruikt. Je wilt immers belangrijke beslissingen nemen die mede gebaseerd zijn op data-analyses.
Maar hoe ga je daar dan mee aan de slag? Hieronder vind je enkele stappen die je kunt nemen zetten om HR data in te zetten voor een succesvolle strategische personeelsplanning.

1. Bepaal welke inzichten je uit de HR data wilt halen

SWP wordt vaak geassocieerd met het beter kunnen vaststellen van de gewenste personeelsaantallen; Leiden interne- en externe ontwikkelingen tot meer of minder personeel op de lange termijn? Maar dit is slechts één aspect van een succesvol SWP traject. Je kan ook kijken naar de diversiteit binnen je organisatie, of meer willen doen met de doorstroom van medewerkers om een meer wendbare organisatie te creëren. Of wellicht wil je je meer richten op het binden en boeien van je huidige medewerkers. Bij alle genoemde vraagstukken speelt
HR data een cruciale rol. Bedenk dus goed vooraf welke inzichten je mee wilt nemen.

2. Verzamel de juiste HR data

Wanneer je weet wat je met HR data wil doen, is het van groot belang dat de juiste HR data wordt verzameld. Dit betekent dat je niet alleen kijkt naar demografische gegevens zoals leeftijd, geslacht en opleiding, maar ook naar gegevens zoals vaardigheden, werkervaring, prestaties en betrokkenheid van medewerkers. Bepaal daarbij of deze data reeds beschikbaar is of dat er naar alternatieve manieren gezocht moet worden om deze data te verzamelen. De ervaring leert dat je soms gebruik moet maken van aanvullende datasets om de gewenste gegevensverzamelingen samen te stellen. Een belangrijke randvoorwaarde daarbij is de kwaliteit van de HR data. Deze moet van voldoende niveau zijn om de juiste analyses en interpretaties aan de uitkomsten te kunnen geven.

3. Analyseer en interpreteer de gegevens

Na het verzamelen van de juiste HR data, is het van belang om deze gegevens te analyseren. Door middel van gegevensanalyse kun je patronen en trends ontdekken. Dit stelt je in staat om inzicht te krijgen in de behoeften en capaciteiten van je medewerkers. Ook kun je zo bepalen welke vaardigheden en kennis er in de toekomst nodig zullen zijn. Een SWP workshop waarin de HR data met huidige inzichten centraal staat biedt een uitstekende manier om de data te interpreteren samen met klant/business. Deze workshop geeft ruimte om vast te stellen waar je in de toekomst aan wil werken. Het gaat hier niet alleen om de omvang maar ook om de samenstelling van het personeelsbestand. Betrokken managers waarderen workshops waarin je dieper op de cijfers van het personeelsbestand ingaat enorm. Het is vooral de mix aan kwantitatieve inzichten en uitwisselen van meer kwalitatieve kennis die SWP zo waardevol maken. Het gebruik van data maakt dat het concreter wordt.

4. Bepaal de toekomstige behoeften

Op basis van de gegevensanalyse en -interpretatie kun je de toekomstige behoeften van de organisatie bepalen. Dit stelt je in staat om te voorspellen welke competenties en vaardigheden nodig zullen zijn om de organisatiedoelen te bereiken. Je kunt bijvoorbeeld bepalen welke teams en functies welke vaardigheden nodig hebben om toekomstige ontwikkelingen het hoofd te bieden. Bij grotere organisaties onderdelen kun je bij SWP ook gebruik maken van meerdere scenario’s. Door hiervan gebruik te maken kun je met enkele variabelen meer spelen en aan de hand van verschillende waarden van deze variabelen bepalen wat de consequenties zijn voor je workforce.

5. Maak een meetbaar actieplan

Als je de toekomstige behoeften hebt vastgesteld, kun je een actieplan opstellen. Het actieplan moet zich richten op het aantrekken, ontwikkelen en behouden van medewerkers met de juiste vaardigheden en kennis. Dit kan betekenen dat je opleidingsprogramma’s moet ontwikkelen, medewerkers moet omscholen of nieuwe medewerkers moet aantrekken. Door HR data effectief in te zetten, kun je de voortgang op het actieplan meetbaar maken en meten of de interventies het gewenste effect hebben.

Conclusie

Door HR data effectief te gebruiken, krijg je beter inzicht in de behoeften en capaciteiten van je medewerkers en kun je de toekomstige behoeften van de organisatie voorspellen. Het stelt je in staat om een actieplan op te stellen om de juiste medewerkers aan te trekken, te ontwikkelen en te behouden. Het gebruik van HR data bij een SWP-traject is daarom essentieel als de brandstof voor een succesvolle Strategic Workforce Planning.

HR Analytics Translator, een rol waar de laatste jaren steeds meer over wordt gesproken. Maar wat houdt het precies in? Wat zijn de belangrijkste vaardigheden van een HR Analytics Translator? En hoe wordt dit toegepast binnen organisaties? Wij leggen het je graag uit in deze blog!

De definitie van een HR Analytics Translator

HR Analytics Translators overbruggen de kloof tussen data, ict én de business binnen een organisatie. Ze helpen om zakelijke doelen over te brengen aan datascientists. Anderzijds zorgen ze ervoor dat belangrijke data wordt omgezet in bruikbare informatie die kan worden gebruikt bij de besluitvorming binnen een bedrijf.

Wat doet een HR Analytics Translator?

Een HR Analytics Translator slaat een brug tussen de twee werelden van ‘’data specialisten’’ en ‘’business specialisten’’. De data specialisten, zoals data engineers en datascientists, zijn goed in het bouwen van datamodellen en het verkrijgen van inzichten uit data. Business specialisten kennen juist specifieke processen/producten/diensten binnen een bedrijf en hebben hier diepgaande kennis in.

De HR Analytics Translator heeft kennis en ervaring over beide disciplines en bouwt met zijn of haar brede kennis een brug tussen deze twee werelden. Daarnaast zal de HR analytics translator op zoek gaan naar hoe de beschikbare data kan worden omgezet naar de juiste oplossingen en toepassingen binnen een organisatie.

Datagedreven werken kan veel waarde toevoegen aan een organisatie

In het huidige tijdperk kan er steeds meer en steeds sneller data worden verzameld. In ieder bedrijf kan data een belangrijke rol spelen. Echter moet de data wel op de juiste manier worden toegepast. Wij hebben een aantal praktische voorbeelden voor je geschetst waar datagedreven werken een belangrijke rol kan vervullen:

• Recruitment: We leven in een tijd waar het tekort aan arbeidskrachten enorm is. De vraag is veel groter dan het aanbod. Data kan het recruitmentproces ondersteunen. Er is namelijk ontzettend veel informatie beschikbaar over potentiële kandidaten we ze bereiken. Denk hierbij aan social media, banensites en corporate databases. Data specialisten weten hoe ze deze informatie bruikbaar kunnen maken voor recruiters. Door slim te analyseren welke wervingskanalen succesvol zijn, kan data bijdragen aan het selecteren van de best passende kandidaten voor de vacature.
• HR: Wanneer het juiste talent eenmaal is binnengehaald, kan data helpen bij het vergroteen van de employee experience. Inzichten kunnen helpen op het gebied van ziekteverzuim, medewerkersbetrokkenheid, in- en door stroom, meetbare HR strategieën etc.
• Surveys: Door surveys bij medewerkers in te zetten op verschillende thema’s zoals hybride werken en onboarding, etc. ontstaan er bruikbare inzichten waarmee de HR strategie beter kan aansluiten op de behoefte van medewerkers.
• Besluitvorming: Wanneer er op basis van nieuwe (data) inzichten, nieuwe beslissingen worden genomen, kunnen deze ook getest worden. Hebben de veranderingen binnen de organisatie geleid tot de verwachte resultaten? Kunnen initiatieven worden voortgezet of bijgestuurd?

Dit zijn vragen die je kunt beantwoorden met behulp van data.

Naast kennis van HR, kennis van HR data en datascience, kan de analytics translator dit koppelen aan de uitdagingen van de organisatie.

Waarom is een HR Analytics Translator belangrijk voor veel organisaties?

Data- en IT specialisten zijn over het algemeen schaars. Deze professionals brengen vaak hoge kosten met zich mee. Daarom is het natuurlijk van belang dat een organisatie de maximale waarde uit deze professionals & data haalt.

Vaak wordt er in organisaties veel tijd verspild aan complexe zaken die lastig te begrijpen zijn voor de verschillende teams. Daar waar het voor een dataspecialist allemaal eenvoudig te begrijpen is, hebben andere teams vaak moeite om de data om te zetten in concrete plannen. Dit is waar de HR analytics translator van pas komt. Naast kennis van HR, kennis van HR data en datascience, kan de analytics translator dit koppelen aan de uitdagingen van de organisatie.

Wat zijn de belangrijkste vaardigheden van een HR Analytics Translator?

Een HR Analytics Translator heeft kennis nodig van data en heeft daarnaast ook goede kennis nodig van bedrijfsprocessen en andere ‘’business’’ gerelateerde zaken. Dit is afhankelijk van in wat voor soort organisatie je werkzaam bent. Denk hierbij aan de zorg, automotive, finance, bouw etc. Tot slot heeft een goede HR Analytics Translator goede communicatievaardigheden nodig en het vermogen om te verbinden. Je moet namelijk jouw inzichten en ideeën goed kunnen overbrengen op stakeholders en daarnaast moet je de vaardigheid hebben om verschillende partijen op één lijn te krijgen.

Kortom, een HR Analytics Translator is waardevol zijn voor veel organisaties

Technologie en data zullen blijven groeien. Wie is er op dit moment in jouw organisatie verantwoordelijk voor de verbinding tussen enerzijds data en anderzijds de operationele kant? Door alle data op de juiste manier te vertalen en toe te passen in concrete plannen, kunnen er meer zakelijke successen worden behaald.

HR Analytics Translators brengen unieke vaardigheden met zich mee om bedrijven te helpen bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Ze identificeren mogelijke kansen en/of bedreigingen, daarnaast verbinden ze dataprofessionals en management. Kortom, een HR Analytics Translator toevoegen in jouw organisatie is een waardevolle investering. Een goede HR Analytics Translator verdient zich terug.

Vandaag in Leusden was het zover: we zijn gestart met HR Data Drivers.

Ons eigen bedrijf starten ging niet van de ene op de andere dag. Lang en vaak brainstormen, ideeën maken en samen met VP Design en de hulp van woordentovenaar Ursula, deze mooie site ontwerpen en vullen en nu is het plots officieel.

Nu de handtekeningen zijn gezet gaan we bedrijven helpen HR Data optimaal in te zetten en daarmee betere beslissingen te nemen. En betere beslissingen maken HR-strategie en beleid aantoonbaar effectiever. Wij helpen data te vertalen: van een verhaal naar praktische HR-interventies en een organisatie in beweging.

Heb je vragen over hoe je meer waarde uit je HR Data kunt halen of over wat we voor jou kunnen doen? Laat het ons weten.

Eef en Frank