Strategic Workforce Planning (SWP) ook wel Strategische Personeelsplanning genoemd, is cruciaal voor organisaties om tijdig te anticiperen op toekomstige interne en externe ontwikkelingen in de komende 3 tot 5 jaar. SWP voorkomt dat ontwikkelingen je overkomen, omdat je hier proactief naar handelt. De primaire focus van SWP is op de HR component binnen de organisatie en zorgt voor beter inzicht in de toekomstige behoefte aan medewerkers zowel kwantitatief als kwalitatief. Op basis van de gewenste richting van het personeelsbestand en gewenste kwaliteit van medewerkers wordt bepaald welke interventies de organisatie kan doen om de workforce op het gewenste niveau te brengen.

Een effectieve SWP vereist dat HR data op de juiste manier wordt gebruikt. Je wilt immers belangrijke beslissingen nemen die mede gebaseerd zijn op data-analyses.
Maar hoe ga je daar dan mee aan de slag? Hieronder vind je enkele stappen die je kunt nemen zetten om HR data in te zetten voor een succesvolle strategische personeelsplanning.

1. Bepaal welke inzichten je uit de HR data wilt halen

SWP wordt vaak geassocieerd met het beter kunnen vaststellen van de gewenste personeelsaantallen; Leiden interne- en externe ontwikkelingen tot meer of minder personeel op de lange termijn? Maar dit is slechts één aspect van een succesvol SWP traject. Je kan ook kijken naar de diversiteit binnen je organisatie, of meer willen doen met de doorstroom van medewerkers om een meer wendbare organisatie te creëren. Of wellicht wil je je meer richten op het binden en boeien van je huidige medewerkers. Bij alle genoemde vraagstukken speelt
HR data een cruciale rol. Bedenk dus goed vooraf welke inzichten je mee wilt nemen.

2. Verzamel de juiste HR data

Wanneer je weet wat je met HR data wil doen, is het van groot belang dat de juiste HR data wordt verzameld. Dit betekent dat je niet alleen kijkt naar demografische gegevens zoals leeftijd, geslacht en opleiding, maar ook naar gegevens zoals vaardigheden, werkervaring, prestaties en betrokkenheid van medewerkers. Bepaal daarbij of deze data reeds beschikbaar is of dat er naar alternatieve manieren gezocht moet worden om deze data te verzamelen. De ervaring leert dat je soms gebruik moet maken van aanvullende datasets om de gewenste gegevensverzamelingen samen te stellen. Een belangrijke randvoorwaarde daarbij is de kwaliteit van de HR data. Deze moet van voldoende niveau zijn om de juiste analyses en interpretaties aan de uitkomsten te kunnen geven.

3. Analyseer en interpreteer de gegevens

Na het verzamelen van de juiste HR data, is het van belang om deze gegevens te analyseren. Door middel van gegevensanalyse kun je patronen en trends ontdekken. Dit stelt je in staat om inzicht te krijgen in de behoeften en capaciteiten van je medewerkers. Ook kun je zo bepalen welke vaardigheden en kennis er in de toekomst nodig zullen zijn. Een SWP workshop waarin de HR data met huidige inzichten centraal staat biedt een uitstekende manier om de data te interpreteren samen met klant/business. Deze workshop geeft ruimte om vast te stellen waar je in de toekomst aan wil werken. Het gaat hier niet alleen om de omvang maar ook om de samenstelling van het personeelsbestand. Betrokken managers waarderen workshops waarin je dieper op de cijfers van het personeelsbestand ingaat enorm. Het is vooral de mix aan kwantitatieve inzichten en uitwisselen van meer kwalitatieve kennis die SWP zo waardevol maken. Het gebruik van data maakt dat het concreter wordt.

4. Bepaal de toekomstige behoeften

Op basis van de gegevensanalyse en -interpretatie kun je de toekomstige behoeften van de organisatie bepalen. Dit stelt je in staat om te voorspellen welke competenties en vaardigheden nodig zullen zijn om de organisatiedoelen te bereiken. Je kunt bijvoorbeeld bepalen welke teams en functies welke vaardigheden nodig hebben om toekomstige ontwikkelingen het hoofd te bieden. Bij grotere organisaties onderdelen kun je bij SWP ook gebruik maken van meerdere scenario’s. Door hiervan gebruik te maken kun je met enkele variabelen meer spelen en aan de hand van verschillende waarden van deze variabelen bepalen wat de consequenties zijn voor je workforce.

5. Maak een meetbaar actieplan

Als je de toekomstige behoeften hebt vastgesteld, kun je een actieplan opstellen. Het actieplan moet zich richten op het aantrekken, ontwikkelen en behouden van medewerkers met de juiste vaardigheden en kennis. Dit kan betekenen dat je opleidingsprogramma’s moet ontwikkelen, medewerkers moet omscholen of nieuwe medewerkers moet aantrekken. Door HR data effectief in te zetten, kun je de voortgang op het actieplan meetbaar maken en meten of de interventies het gewenste effect hebben.

Conclusie

Door HR data effectief te gebruiken, krijg je beter inzicht in de behoeften en capaciteiten van je medewerkers en kun je de toekomstige behoeften van de organisatie voorspellen. Het stelt je in staat om een actieplan op te stellen om de juiste medewerkers aan te trekken, te ontwikkelen en te behouden. Het gebruik van HR data bij een SWP-traject is daarom essentieel als de brandstof voor een succesvolle Strategic Workforce Planning.